Office Manager bij eVri

Ben jij iemand die graag de touwtjes in handen neemt, energie krijgt van organiseren en ervoor zorgt dat mensen zich goed voelen op hun werkplek? Dan zou jij weleens de ontbrekende schakel bij eVri kunnen zijn.

Bij eVri geloven we dat goed samenwerken begint bij een omgeving waarin mensen zich thuis voelen en hun werk goed kunnen doen. Een kantoor waar alles vlot loopt, waar collega's bij elkaar terechtkunnen en waar ook de kleine dingen goed geregeld zijn. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar daar zit heel wat organisatie achter.

Als Office Manager ben jij de organisatorische spil van ons kantoor. Je brengt structuur in de dagelijkse werking, houdt praktische en administratieve zaken onder controle en zorgt ervoor dat collega's op jou kunnen rekenen. Je ziet wat nodig is, neemt initiatief en wacht niet tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren.

Tegelijk ben je iemand die mensen samenbrengt. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, dat vragen bij de juiste persoon terechtkomen en dat ons kantoor een plek is waar mensen graag binnenstappen.

Over eVri 

Met eVri brengen we moderne werkplekoplossingen bij klanten. Het is onze missie om voor iedereen een veilige werkplek te creëren, overal en op elk moment. Als onderdeel van de Cronos Groep combineren we technologische expertise met een persoonlijke aanpak. 

We zijn een groeiende cluster. Daardoor groeit ook het belang van een goed georganiseerde werkplek. Ons kantoor in de Villermontstraat is meer dan een plek om te werken: het is waar collega's elkaar ontmoeten, ideeën uitwisselen en samen vooruitgaan. 

Om die dagelijkse werking verder te versterken, zoeken we iemand die de verantwoordelijkheid voor onze kantoororganisatie opneemt en er met een eigen aanpak mee vorm aan geeft. 

Jouw rol: jij zorgt dat alles samenkomt

Je wordt het vaste aanspreekpunt voor alles wat met de dagelijkse kantoorwerking te maken heeft. Je schakelt vlot tussen collega's, leveranciers, de gebouwbeheerder en onze partners binnen Cronos. Je houdt de grote lijnen in de gaten, maar verliest ook de details niet uit het oog.

Geen dag hoeft er hetzelfde uit te zien. De ene dag regel je de praktische organisatie van het kantoor, de andere dag stem je af met een leverancier, werk je administratie bij of ontdek je hoe een proces eenvoudiger kan. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, prioriteiten te bepalen en de rol verder uit te bouwen. We verwachten niet dat je alles al perfect kent, wel dat je verantwoordelijkheid neemt, initiatief toont en zaken graag goed aanpakt.

Wat ga je doen?

Je maakt van ons kantoor een fijne plek om te werken

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van collega's en voor zaken die met het gebouw te maken hebben.
• Je ontvangt bezoekers, beheert de gebouwbadges en volgt de post en pakjes op.
• Je onderhoudt het contact met de gebouwbeheerder en de andere huurders en neemt deel aan de huurdersvergadering.
• Je zorgt ervoor dat de dagelijkse voorzieningen op orde zijn: van de koffiemachine en keukenbenodigdheden tot de leveringen van fruit, brood en andere bestellingen.
• Je beheert onze Kudos-applicatie, waarmee collega's elkaar kunnen bedanken en waardering kunnen tonen.

Je houdt de dagelijkse werking op koers

• Je onderhoudt contacten met onze vaste leveranciers voor onder meer koffie, catering en fruit.
• Je beheert de voorraad van kantoor- en keukenbenodigdheden en houdt de stockruimte en inventaris overzichtelijk.
• Je bestelt laptops en gsm's voor nieuwe en bestaande collega's en beheert het uitleenmateriaal.
• Je volgt praktische afspraken op en zorgt ervoor dat materialen, bestellingen en voorzieningen tijdig geregeld zijn.
• Je signaleert waar processen efficiënter kunnen en neemt initiatief om ze te verbeteren.

Je bewaakt de administratieve opvolging

• Je controleert bij de opstart van nieuwe projecten of de verwerkersovereenkomst en het raamcontract met de klant in orde zijn.
• Je volgt de securitycontracten met onze leveranciers op.
• Je zorgt ervoor dat de privacy- en cookieverklaringen op onze websites jaarlijks worden nagekeken en bijgewerkt, in afstemming met de betrokken collega's.
• Je waakt erover dat de meest recente offerte- en contracttemplates van Cronos Legal worden gebruikt.
• Je ondersteunt onze administratieve collega's waar nodig en zorgt ervoor dat afspraken en documenten correct worden opgevolgd.
• Op termijn krijg je de mogelijkheid om nauwer samen te werken met onze administratieve collega die verantwoordelijk is voor de facturatie en om als back-up in te springen bij afwezigheid. In eerste instantie gaat het bijvoorbeeld om de opvolging van timesheetcodes. We zien dit als een groeipad waarin je stap voor stap vertrouwd raakt met het bredere en complexe administratieve luik binnen de Cronos Groep.
• Je hoeft dit niet allemaal alleen te doen. Je werkt nauw samen met HR, admin en de coördinatoren. Jij brengt de verschillende lijnen samen en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er moet gebeuren.

Jouw troeven

Je bent iemand die graag verantwoordelijkheid neemt en voldoening haalt uit een werkplek waar alles goed georganiseerd is. Je houdt ervan om dingen in beweging te zetten, maar begrijpt ook dat een fijne werkomgeving zit in de kleine details. We zoeken geen persoon die alleen lijstjes afwerkt. We zoeken iemand die meedenkt, vooruitkijkt en eigenaarschap toont.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je neemt initiatief. Je ziet wat nodig is, denkt vooruit en gaat zelf aan de slag.
• Je bent georganiseerd en houdt overzicht. Je weet wat prioriteit heeft, bewaart het overzicht wanneer er verschillende zaken tegelijk lopen en verliest deadlines niet uit het oog.
• Je bent assertief en communicatief. Je durft mensen aan te spreken, maakt duidelijke afspraken en volgt deze goed op.
• Je werkt nauwkeurig. Je begrijpt dat correcte administratie en goed opgevolgde afspraken belangrijk zijn, ook wanneer ze minder zichtbaar zijn.
• Je staat open voor AI en nieuwe digitale hulpmiddelen. Je bent niet bang om ermee te experimenteren en denkt graag mee over hoe we AI kunnen inzetten om interne processen slimmer en efficiënter te maken.
• Je denkt in oplossingen. Je ziet mogelijkheden om zaken eenvoudiger of efficiënter aan te pakken en durft verbeteringen voor te stellen.
• Je bent servicegericht. Je helpt collega's en externe partners graag verder en zoekt naar oplossingen die voor iedereen werkbaar zijn.
• Je bent een verbinder Je legt makkelijk contact, voelt aan wat mensen nodig hebben en draagt bij aan een open, aangename werksfeer.

Wat mag je van ons verwachten?

• Een rol die ertoe doet. Je ondersteunt niet één collega of één team, maar draagt bij aan de dagelijkse werking van heel eVri.
• Ruimte om je stempel te drukken. Je krijgt de kans om de kantoororganisatie verder uit te bouwen, zelf verbeteringen voor te stellen en je functie mee vorm te geven.
• Veel afwisseling en zelfstandigheid. Je combineert menselijk contact, praktische organisatie en administratieve opvolging in één gevarieerde rol.
• Een warme en toegankelijke werkomgeving. Je komt terecht in een groep collega's die helpen en graag samenwerken. Met ruimte voor initiatief.
• Een organisatie in beweging. Je groeit mee met eVri en leert verschillende mensen, teams en aspecten van onze werking kennen.
• Een fijne werkplek in de Villermontstraat. Een kantoor waar je collega's ontmoet, samenwerkt en af en toe ook samen geniet van een informeel moment, zoals onze zomer-BBQ.

Krijg jij energie van organiseren, ontzorgen en ervoor zorgen dat alles op zijn plaats valt? Wil je een functie waarin mensenwerk en structuur hand in hand gaan, en waarin je de vrijheid krijgt om zelf initiatief te nemen? Dan maken we graag kennis met jou. We kijken ernaar uit je te ontmoeten. De koffie staat alvast klaar!